Tussen 9 en 22 mei 2016 werden sociale verkiezingen gehouden met het oog op de oprichting of vernieuwing van de ondernemingsraad ("OR") en het comité voor preventie en bescherming op het werk ("CPBW"). Deze verkiezingen hadden geen betrekking op de vakbondsafvaardiging. Hierna lichten we de voornaamste punten toe die van belang zijn bij de instelling van de OR en het CPBW.
Einde van de verkiezingsperiode — Aanplakking en bewaring van documenten
Volgende documenten moeten na afloop van de sociale verkiezingsprocedure aangeplakt of bewaard blijven:
- Het bericht met de uitslag van de verkiezingen en de samenstelling van de sociale organen, dat uiterlijk op dag "Y+2" (tussen 11 en 24 mei 2016) ("Y" is de dag van de stemming) moest worden aangeplakt: aanplakking tot dag "Y+86" (tussen 3 en 16 augustus 2016).
- De berichten tot aankondiging van de datum van de verkiezingen, de verkiezingskalender, de indiening van de kiezerslijsten, de lijsten met de kandidaten, de lijsten met de leden van de stembureaus, de verdeling van de kiezers en de overhandiging van de oproepingsbrieven voor de verkiezingen: aanplakking tot dag "Y+17" (tussen 26 mei en 8 juni 2016). Na afloop van deze termijn en tot dag "Y+86" moeten deze berichten op eenvoudig verzoek ter beschikking worden gesteld van de werknemers. Bijgevolg dient een bericht met de plaats waar deze documenten kunnen worden geraadpleegd te worden aangeplakt op een duidelijke en zichtbare plaats.
- De documenten die voor de verkiezingen hebben gediend en die door de voorzitter van het bureau in verzegelde omslagen aan de werkgever werden overhandigd op dag "Y+1": bewaring tot dag "Y+25" (tussen 3 en 16 juni 2016). In geval van beroep bezorgt de voorzitter van het bureau deze documenten echter aan de bevoegde arbeidsrechtbank. Als er geen beroep wordt ingesteld of na de definitieve gerechtelijke beslissing, mag de werkgever de stembiljetten vernietigen.
- De lijst van de leidinggevende functies en de leden van het leidinggevend personeel: bewaring tot de volgende verkiezingen, op de plaats waar het arbeidsreglement van de onderneming wordt bewaard.
- De processen-verbaal: bewaring gedurende de gehele legislatuur, met name tot dag "Y+45" van de volgende verkiezingen (in 2020). Zelfs na afloop van deze termijn is het nuttig om deze documenten te bewaren omdat de uitslagen van de afgelopen verkiezingen van belang kunnen zijn bij het bepalen van de periode van ontslagbescherming van een kandidaat (zie infra).
Einde van de verkiezingsperiode — Beroep bij de arbeidsrechtbank
Na de aanplakking van het bericht met de uitslag van de verkiezingen en de samenstelling van de sociale organen konden de werkgever, de werknemers of de betrokken representatieve werknemers en kaderledenorganisaties tot dag "Y+15" (tussen 24 mei en 6 juni 2016) beroep instellen bij de bevoegde arbeidsrechtbank ten einde:
- de (gehele of gedeeltelijke) nietigverklaring van de verkiezingen te vragen; of
- de (gehele of gedeeltelijke) nietigverklaring van de beslissing tot stopzetting van de procedure te vragen; of
- de verbetering van de verkiezingsuitslag te vragen; of nog
- de leden van de werkgeversafvaardiging te betwisten in de hypothese dat de leden van deze werkgeversafvaardiging niet één van de leidinggevende functies, omschreven overeenkomstig de bepalingen van de wet betreffende de sociale verkiezingen, zouden bekleden.
In geval van beroep moet de arbeidsrechtbank uitspraak doen uiterlijk op dag "Y+69" (tussen 17 en 30 juli 2016). Tegen deze uitspraak kan beroep worden ingesteld tot dag "Y+84" (tussen 1 en 14 augustus 2016). Het arbeidshof doet uiterlijk op dag "Y+144" (tussen 30 september en 13 oktober 2016) uitspraak.
Samenstelling
Zowel de OR als het CPBW zijn in beginsel paritair samengesteld en bestaan uit volgende personen:
- De voorzitter, dit is het ondernemingshoofd of de persoon die gevolmachtigd is om het voorzitterschap waar te nemen, en de werkgeversafvaardiging, bestaande uit effectieve en plaatsvervangende afgevaardigden;
- De personeelsafvaardiging, bestaande uit effectieve en plaatsvervangende afgevaardigden; en
- De secretaris/het secretariaat.
Het aantal leden van de werkgeversafvaardiging, met inbegrip van het ondernemingshoofd, mag niet groter zijn dan het aantal personeelsafgevaardigden. Het aantal effectieve personeelsafgevaardigden mag niet minder dan twee bedragen en niet meer dan vijfentwintig. Wanneer het aantal personeelsafgevaardigden kleiner wordt dan twee (dit is wanneer het aantal effectieve personeelsafgevaardigden kleiner wordt dan twee en er geen plaatsvervangende afgevaardigden of niet-verkozen kandidaten meer zijn om de vacante zetels te bezetten), moet de OR of het CPBW worden hernieuwd, wat in de praktijk betekent dat nieuwe sociale verkiezingen moeten worden georganiseerd.
Installatievergadering
Als geen beroep werd ingesteld bij de arbeidsrechtbank, wordt de eerste vergadering van de OR of het CPBW gehouden uiterlijk op dag "Y+45" (tussen 23 juni en 6 juli 2016). Als er daarentegen wel een beroep werd ingesteld, wordt de eerste vergadering gehouden binnen dertig dagen na de definitieve gerechtelijke beslissing tot geldigverklaring van de verkiezingen. In dit geval blijft de vroegere OR of het vroegere CPBW zijn taken uitvoeren tot de samenstelling van de nieuwe OR of het nieuwe CPBW definitief is geworden. Deze algemene regel geldt indien het huishoudelijk reglement niet voorziet in een kortere periode.
Huishoudelijk reglement
Zowel voor de OR als voor het CPBW moet een huishoudelijk reglement worden opgesteld met het oog op het goed functioneren ervan.
Op sectoraal niveau hebben bepaalde paritaire comités een model van huishoudelijk reglement ingevoerd. De OR en het CPBW kunnen dit model aanpassen en aanvullen om het toe te spitsen op de specifieke noden en bijzonderheden van de onderneming. Wanneer het bevoegde paritair comité geen model heeft ingevoerd, moeten de OR en het CPBW zelf een reglement opstellen.
Behalve de verplichte bepalingen op grond van de toepasselijke wet en koninklijke besluiten, is het aangeraden om in het huishoudelijk reglement ook specifieke bepalingen op te nemen die rekening houden met de praktijken, noden en bijzonderheden van de onderneming.
Indien er reeds een OR of een CPBW bestond binnen de onderneming, is het aangewezen om het huishoudelijk reglement naar aanleiding van de hernieuwing van het orgaan te screenen. Desgevallend moet de specifieke procedure tot wijziging van het huishoudelijk reglement worden gevolgd. Zo niet, zijn de wijzigingen ongeldig.
Vergaderingen
De OR en het CPBW vergaderen minstens eenmaal per maand en dit na oproeping door het ondernemingshoofd of het secretariaat. Naast de maandelijkse vergaderingen, moet de werkgever de OR en het CPBW bijeenroepen wanneer ten minste één derde van de effectieve leden van de personeelsafvaardiging hem hierom verzoekt.
De OR moet eveneens bijeenkomen voor vergaderingen over specifieke informatie, met name (i) de basisinformatie betreffende de economische en financiële informatie, (ii) de jaarlijkse informatie, (iii) de periodieke informatie en (iv) de occasionele informatie.
Bevoegdheden
De OR heeft enerzijds economische en financiële bevoegdheden en anderzijds sociale bevoegdheden. Afhankelijk van de materie heeft de OR een informatie-, consultatie-, beslissings- of nog, een toezichts- en controlebevoegdheid.
Indien er een OR is, heeft het CPBW uitsluitend tot taak alle middelen op te sporen en voor te stellen en actief bij te dragen tot alles wat wordt ondernomen om het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te bevorderen. Het CPBW heeft in dat kader de bevoegdheid om, afhankelijk van de materie, een voorafgaand advies te geven, een voorafgaand akkoord te geven, voorstellen te formuleren of geïnformeerd te worden. Het CPBW vervult bovendien alle andere opdrachten die het toevertrouwd krijgt door specifieke bepalingen.
Indien er geen OR is, heeft het CPBW een ruimere bevoegdheid: het CPBW neemt dan bepaalde bevoegdheden van de OR waar. Zo moet de werkgever bepaalde economische en financiële informatie bezorgen aan het CPBW. Indien er noch een OR, noch een vakbondsafvaardiging is, is het CPBW ook bevoegd voor de sociale aangelegenheden.
Ontslagbescherming
Het weze herhaald dat zowel de effectieve als de plaatsvervangende personeelsafgevaardigden, als de (niet-verkozen) kandidaat-personeelsafgevaardigden een ontslagbescherming genieten. Deze bescherming impliceert dat zij slechts kunnen worden ontslagen om een dringende reden die vooraf door de arbeidsrechtbank werd aangenomen of om economische of technische redenen die vooraf werden erkend door het bevoegds paritair orgaan of door de arbeidsrechtbank. In geval van onregelmatig ontslag is een draconische beschermingsvergoeding (die kan oplopen tot acht jaar loon) verschuldigd aan de werknemer. De vergoeding varieert (variabel en/of vast deel) afhankelijk van de vraag of de werknemer zijn re-integratie in de onderneming heeft gevraagd, of niet.
Tot slot is op te merken dat de ontslagbescherming van de effectieve en plaatsvervangende leden van de vroegere OR of CPBW een einde neemt op de dag van de eerste installatievergadering van de nieuwe OR of CPBW (zie supra), tenzij de afgevaardigden zich opnieuw kandidaat hebben gesteld bij deze verkiezingen. De niet-verkozen kandidaat-personeelsafgevaardigden genieten in principe dezelfde bescherming als de effectieve en plaatsvervangende leden. De beschermingsperiode is evenwel beperkt tot twee jaar na de aanplakking van de uitslagen van de verkiezingen wanneer een kandidaat voor de tweede keer niet verkozen is.