Een Koninklijk Besluit van 25 april 2014 moet het voor particulieren mogelijk maken om wijzigingsakten voor vennootschappen elektronisch neer te leggen via "e-Griffie". Omwille van technische moeilijkheden zou het systeem evenwel pas vanaf oktober operationeel zijn.
Notarissen kunnen al langer online, via het zogenaamde e-depot de oprichtingsakte van een vennootschap neerleggen. Voor anderen dan notarissen ("particulieren") maakt een KB van 25 april 2014 (Koninklijk Besluit van 25 april 2014 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen, wat de elektronische invoer van gegevens door derden in de Kruispuntbank van Ondernemingen betreft) het mogelijk om wijzigingsakten voor vennootschappen elektronisch neer te leggen via "e-Griffie" en de bijhorende inschrijving van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen elektronisch in te geven.
"e-Griffie" is de online applicatie (www.egriffie.be) die werd uitgerold door de FOD Justitie en de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging, om de administratieve formaliteiten te verminderen die verbonden zijn aan de neerlegging van oprichtings- en wijzigingsakten van verenigingen en vennootschappen, en aan de bijhorende inschrijving en wijziging van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Sinds februari 2012 kunnen particulieren via e-Griffie al de oprichtingsakte van een vzw elektronisch neerleggen ter griffie. Deze mogelijkheid bestaat ook reeds voor alle andere rechtsvormen die via een onderhandse akte kunnen opgericht worden, zoals een vennootschap onder firma en de gewone commanditaire vennootschap.
In maart 2013 werd de mogelijkheid tot elektronische neerlegging verder uitgebreid tot alle wijzigingsakten, uittreksels van akten, processen-verbaal en andere documenten die ter griffie moeten worden neergelegd door een vzw, ivzw of stichting (Koninklijk Besluit van 17 maart 2013 tot wijziging van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van VZW's, IVZW's, stichtingen en van organismen voor de financiering van pensioenen). Voorlopig verhinderen technische moeilijkheden echter de praktische uitvoering van dit KB van 17 maart 2013.
Rechtstreekse elektronische inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen
Enerzijds maakt het KB van 25 april 2014 het nu ook voor particulieren mogelijk om de eerste inschrijving bij oprichting of een latere wijziging van de gegevens van een vennootschap in de Kruispuntbank van Ondernemingen elektronisch in te geven.
Elektronische neerlegging van wijzigingsakten van vennootschappen
Anderzijds biedt het KB van 25 april 2014 particulieren de mogelijkheid om de wijzigingsakten van vennootschappen elektronisch neer te leggen. Zo werd bijvoorbeeld de tekst van artikel 11, §1 van het KB van 30 januari 2001 aangepast zodat een "fysieke" neerlegging ter griffie niet langer vereist is in het geval van een elektronische neerlegging.
In de praktijk valt te verwachten dat deze toepassing vooral voor de neerlegging van akten inzake het ontslag en de benoeming van bestuurders nuttig zal blijken. Voor de wijzigingsakten waarvoor een notariële tussenkomst vereist is, zal de (elektronische) neerlegging immers nog steeds via de notaris gebeuren.
Het nieuwe artikel 12/1 van het KB van 30 januari 2001 bepaalt nu dat, indien wordt gekozen voor de elektronische neerlegging van een onderhandse akte, de desbetreffende akte wordt bewaard op de zetel van de vennootschap. Dit artikel 12/1 bepaalt verder dat ter verzekering van de echtheid van de neergelegde akte de elektronische neerlegging gepaard moet gaan met een door de deponerende derde elektronisch ondertekende verklaring dat de originele stukken en de neergelegde elektronische kopieën overeenstemmend zijn.
"e-Griffie" nog niet operationeel voor vennootschappen
Initieel werd beoogd om "e-Griffie" vanaf 30 april 2014 open te stellen voor vennootschappen. Door technische beslommeringen is dit evenwel niet gelukt, en wordt de elektronische applicatie momenteel nog verder op punt gesteld. De FOD Justitie geeft aan dat "e-Griffie" vanaf oktober voor vennootschappen operationeel zou zijn. Op dat moment zou het in principe ook mogelijk moeten zijn om wijzigingsakten van verenigingen en stichtingen elektronisch neer te leggen.
Werking
De procedure voor de elektronische neerlegging van een wijzigingsakte van een vennootschap en de bijhorende elektronische inschrijving zal vermoedelijk analoog verlopen aan de procedure voor de elektronische neerlegging van oprichtingsaktes voor vzw's. Men dient aldus te beschikken over onder andere (i) een elektronische identiteitskaart, (ii) een elektronische identiteitskaartlezer, (iii) een elektronisch betalingsmiddel, en (iv) een digitaal exemplaar (met name een scan) van de door het bevoegde orgaan ondertekende wijzigingsakte. Na registratie van het elektronisch exemplaar met de elektronische identiteitskaart, invulling van het vragenformulier en elektronische betaling, is de neerlegging ter griffie gebeurd waarna ze geregistreerd wordt bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en in principe uiterlijk 15 dagen later wordt gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.