Un Arrêté Royal du 25 avril 2014 doit permettre aux particuliers de déposer électroniquement au greffe des actes modificatifs de sociétés via l' "e-Greffe". En raison de difficultés techniques, le système ne sera opérationnel qu'à partir du mois d'octobre.
Depuis quelques temps les notaires sont en mesure de déposer l'acte constitutif d'une société par voie électronique par le biais de "e-depot". Pour toute autre personne ("particuliers"), l'AR du 25 avril 2014 (Arrêté Royal du 25 avril 2014 modifiant l'Arrêté Royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés, en ce qui concerne l'introduction électronique des données par des tiers dans la Banque-Carrefour des Entreprises) introduit la possibilité de déposer les actes modificatifs de sociétés par voie électronique via "e-Greffe" ainsi que de faire par voie électronique l'enregistrement y relatif des coordonnées auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.
L'application "e-Greffe" (www.egriffie.be) est développée par le Service Public Fédéral Justice et l'Agence pour la Simplification Administrative dans le but de réduire les formalités administratives associées au dépôt des actes constitutifs et modificatifs des sociétés et associations, ainsi qu'à l'enregistrement et la modification des coordonnées auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Depuis février 2012, les particuliers ont la possibilité de déposer l'acte constitutif d'une asbl au greffe par voie électronique. Cette possibilité existe aussi pour le dépôt des actes constitutifs de toute autre forme juridique qui peut être constituée par acte sous seing privé telle qu'une société en nom collectif ou une société en commandite simple.
En mars 2013, la possibilité de déposer au greffe par voie électronique a été ouvert à tout acte, extrait d'actes, procès-verbal et tout autre document qui devant être déposé au greffe (Arrêté Royal du 17 mars 2013 concernant la modification de l'Arrêté Royal 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des associations internationales sans but lucratif, des fondations et des organismes de financement de pension). Pour le moment les difficultés techniques empêchent l'application pratique de cet AR du 17 mars 2013.
Enregistrement électronique direct auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises
D'une part, l'article premier de l'AR du 25 avril 2014 introduit la possibilité pour les particuliers de faire par voie électronique le premier enregistrement suite à la constitution d'une société ou une modification ultérieure des coordonnées auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Dépôt électronique des actes modificatifs de sociétés
D'autre part, l'AR du 25 avril 2014 introduit la possibilité pour les particuliers de déposer des actes constitutifs et modificatifs de sociétés par voie électronique. Par exemple, le texte de l'article 11, § premier de l'Arrêté Royal du 30 janvier 2001 a été modifié de sorte que le dépôt "physique" au greffe ne soit plus nécessaire dans le cas d'un dépôt électronique.
En pratique, il s'attend que cette application électronique prouvera sa valeur surtout pour le dépôt des actes concernant la démission et la nomination des administrateurs. Le dépôt des actes qui doivent être passés devant le notaire sera fait par le notaire lui-même.
Le nouvel article 12/1 de l'Arrêté Royal du 30 janvier 2001 prévoit que dans le cas d'un dépôt électronique d'un acte sous seing privé, cet acte soit conservé au siège de la société. En outre, cet article 12/1 prévoit que pour garantir l'authenticité de l'acte déposé, le dépôt électronique doive s'accompagner d'une déclaration signée électroniquement par le tiers déposant que les pièces originales et les copies déposées par voie électronique soient concordantes.
"e-Greffe" non encore opérationnel pour les sociétés
Il était au départ envisagé d'ouvrir "e-Greffe" pour les sociétés à partir du 30 avril 2014. En raison de difficultés techniques, l'application n'est pas encore finalisée. Le Service Public Fédéral Justice indique que "e-Greffe" sera opérationnel pour les sociétés à partir du mois d'octobre. À ce moment, il sera en principe aussi possible de déposer des actes modificatifs d'une association en une fondation par voie électronique.
Fonctionnalités
La procédure pour le dépôt électronique d'un acte modificatif d'une société par voie électronique et l'enregistrement sera probablement analogue à la procédure pour le dépôt électronique d'un acte constitutif d'une asbl. Il faudra donc se munir, notamment, (i) de sa carte d'identité électronique, (ii) d'un lecteur de carte d'identité électronique, (iii) d'un moyen de payement électronique ainsi que (iv) d'une version numérisée de l'acte modificatif dûment signée par les actionnaires/associés ou les administrateurs/gérants, le cas échéant. Il conviendra ainsi de s'enregistrer avec sa carte d'identité électronique et de remplir ensuite le formulaire de demande en ligne. Après le paiement électronique, la modification sera déposée au greffe, enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises et publiée aux Annexes du Moniteur belge au plus tard dans les 15 jours qui suivent.