COVID-19 stuurt de organisatie van jaarvergaderingen flink in de war. Gelet op de dwingende veiligheidsmaatregelen is het zo goed als onmogelijk om fysiek aan een algemene vergadering deel te nemen. Daarom verscheen op 9 april 2020 een volmachtenbesluit dat bijkomende flexibiliteit biedt bij de organisatie van algemene vergaderingen.
Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voorziet reeds in een aantal mogelijkheden om aandeelhouders en leden toe te laten niet fysiek aanwezig te zijn. Zo is het mogelijk om op voorhand te stemmen en zelfs om op afstand aan een algemene vergadering deel te nemen. Deze bijzondere procedures staan echter enkel open voor vennootschappen en op voorwaarde dat hun statuten erin voorzien.
Het volmachtenbesluit biedt vennootschappen, verenigingen en andere rechtspersonen tijdelijk een bijkomende flexibiliteit bij de organisatie van hun algemene vergaderingen en van de vergaderingen van hun bestuursorgaan. De aangeboden mogelijkheden staan open voor iedere vennootschap en vereniging, evenals voor rechtspersonen die bij bijzondere wetgeving in het leven zijn geroepen, ook indien hun statuten hierover niets bepalen en zelfs indien deze zich hier uitdrukkelijk tegen verzetten.
Optie 1 – Algemene vergadering met gesloten deuren
In de eerste plaats kan het bestuursorgaan de fysieke deelname aan de algemene vergadering verbieden. In dat geval moet de keuze worden geboden tussen een stemming op voorhand en een deelname bij volmacht.
- De stemmen op voorhand moeten via een stemformulier of via een website worden uitgebracht. Het stemformulier dient niet alleen de agenda van de vergadering te bevatten, maar ook de voorstellen van besluit.
- Het bestuursorgaan kan opleggen dat volmacht moet worden gegeven aan een door hem aangeduide persoon. In dat geval moet de volmacht specifieke steminstructies bevatten. Indien reeds een volmacht werd ontvangen waarin een aandeelhouder of lid een andere volmachthouder had aangeduid, dan worden de stemmen of onthoudingen alsnog in rekening gebracht, op voorwaarde dat de volmacht specifieke steminstructies bevat, en zonder dat deze andere volmachtdrager op de vergadering aanwezig moet zijn.
De stemformulieren en volmachten moeten in genoteerde vennootschappen uiterlijk de vierde dag vόόr de vergadering toekomen; een scan of foto verzonden per e-mail volstaat.
Elke vennootschap of vereniging kan ook een algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel organiseren.
Wat het vraagrecht betreft, kan het bestuursorgaan opleggen dat enkel schriftelijke vragen worden gesteld. In genoteerde vennootschappen moeten die vragen uiterlijk de vierde dag vόόr de vergadering toekomen. De vragen moeten schriftelijk en uiterlijk vόόr de stemming worden beantwoord. De aandeelhouders of leden moeten op de meest efficiënte manier op de hoogte worden gebracht van de antwoorden. De genoteerde vennootschappen moeten de antwoorden op hun website bekendmaken.
De vragen kunnen ook mondeling tijdens de vergadering worden beantwoord, op voorwaarde dat de vergadering rechtstreeks of uitgesteld wordt uitgezonden (bijvoorbeeld via audio- of videoconferentie).
De leden van het eventuele bureau, de bestuurders, de commissaris en de volmachthouder moeten evenmin fysiek aanwezig zijn. Zij kunnen via telefonische of videoconferentie deelnemen. Voor beslissingen die bij authentieke akte moeten worden genomen, volstaat het dat de unieke volmachthouder (deelname bij volmacht) en/of één persoon daartoe gemachtigd door het bestuursorgaan (stemming op voorhand), fysiek aanwezig is bij de notaris om de akte te ondertekenen. De techniek van de "algemene vergadering met gesloten deuren" kan dus ook voor een bijzondere of buitengewone algemene vergadering worden gebruikt.
Tot slot zijn genoteerde vennootschappen in het algemeen vrijgesteld van de verplichting om de bijeenroeping en andere documenten per gewone post te versturen en om documenten op hun zetel ter beschikking te houden. Ook de andere vennootschappen worden vrijgesteld van de verplichting om de documenten per gewone post te versturen; zij moeten ze indien mogelijk wel per e-mail versturen.
Optie 2 – Uitstel van de algemene vergadering
Daarnaast kan het bestuursorgaan de algemene vergadering uitstellen. Dat geldt in het bijzonder voor de jaarvergadering. Concreet mag men de jaarvergadering 10 weken uitstellen na de uiterste wettelijk toegelaten datum. Voor vennootschappen of verenigingen die hun boekjaar op 31 december 2019 afsloten, betekent dit dat de jaarvergadering tot 8 september 2020 kan worden uitgesteld. De goedgekeurde jaarrekening moet dan uiterlijk op 8 oktober 2020 bij de Nationale Bank van België worden neergelegd.
Er is evenwel geen uitstel mogelijk voor de algemene vergadering in het kader van de alarmbelprocedure waarbij het netto-actief negatief is of dreigt te worden, of een verzoek van een 10%-aandeelhouder. In dat geval kan het bestuursorgaan de vergadering met gesloten deuren (optie 1) organiseren.
Ook indien de oproeping reeds is verstuurd
Indien het bestuursorgaan de oproeping reeds heeft verstuurd, dan kan het nog steeds gebruik maken van de versoepelde regeling.
Het bestuursorgaan dat een algemene vergadering met gesloten deuren (optie 1) wil organiseren, kan de oorspronkelijke oproeping nog wijzigen zonder een nieuwe oproeping te moeten uitsturen. Het is hierbij vooral van belang dat hierover op de meest efficiënte manier met de aandeelhouders of leden wordt gecommuniceerd, bijvoorbeeld via de website. Genoteerde vennootschappen moeten dit bekendmaken via een persbericht en op hun website, uiterlijk de zesde dag vόόr de vergadering.
Het bestuursorgaan kan de jaarvergadering ook nog uitstellen (optie 2). Ook hier is transparante communicatie nodig. Genoteerde vennootschappen kunnen het uitstel aankondigen tot de vierde dag vόόr de geplande vergadering. Voor de uitgestelde vergadering is een nieuwe oproeping nodig, met toepassing van de gebruikelijke oproepingsformaliteiten (tenzij er op dat moment nog steeds een uitzonderingsregime zou gelden).
Vergaderingen van het bestuursorgaan via telefonische of videoconferentie
Ook voor de organisatie van de vergaderingen van het bestuursorgaan worden de regels versoepeld. Zelfs zonder statutaire machtiging is het mogelijk om via telefonische of videoconferentie te vergaderen. Daarnaast is ook de eenparige schriftelijke besluitvorming mogelijk, zelfs indien de statuten zich hiertegen verzetten.
Voor beslissingen die bij authentieke akte moeten worden genomen (bijvoorbeeld het gebruik van het toegestane kapitaal of de wijziging van de zetel opgenomen in de statuten), volstaat het dat een lid of vertegenwoordiger van het bestuursorgaan fysiek aanwezig is bij de notaris om de akte te ondertekenen.
Maatregelen beperkt in de tijd
De versoepelde regels hebben uitwerking van 1 maart 2020 tot 3 mei 2020: vennootschappen en verenigingen die tijdens deze periode een vergadering moeten of moesten bijeenroepen, kunnen er gebruik van maken, met dien verstande dat, voor wie eronder valt, het bijzondere regime ook nadien blijft gelden. De Koning kan deze periode verlengen.
Deze maatregelen werden verlengd tot 30 juni 2020 (meer informatie vindt u hier).
