Le COVID-19 rend bien compliquée l'organisation des assemblées générales. Etant donné les mesures de sécurité impératives, il est pratiquement impossible de participer physiquement à une assemblée générale. C'est pourquoi un arrêté de pouvoirs spéciaux a été publié le 9 avril 2020. Il offre une flexibilité supplémentaire pour l'organisation des assemblées générales.
Le Code des sociétés et des associations organise déjà un certain nombre de possibilités pour permettre aux actionnaires et aux membres de ne pas être physiquement présents. Ainsi, il est possible de voter à l'avance et même de participer à distance à une assemblée générale. Ces procédures particulières ne sont cependant ouvertes qu'aux sociétés et à condition que leurs statuts le prévoient.
L'arrêté de pouvoirs spéciaux offre aux sociétés, associations et autres personnes morales une flexibilité supplémentaire pour l'organisation de leurs assemblées générales et des réunions de leur organe d'administration. Les possibilités offertes sont ouvertes à chaque société, à chaque association ainsi qu’aux personnes morales nées d’une législation particulière, même si leurs statuts ne prévoient rien à cette égard et même s'ils l'excluent expressément.
Option 1 – Assemblée générale à huis clos
En premier lieu, l'organe d'administration peut interdire la participation physique à l'assemblée générale. Dans ce cas, le choix doit être offert entre un vote à l'avance et une participation par voie de procuration.
- Les voix exprimées avant l’assemblée générale doivent l’être via un formulaire de vote ou via un site internet. Le formulaire de vote ne devrait pas seulement contenir l’ordre du jour de l’assemblée mais également les propositions de décisions.
- L’organe d’administration peut imposer que la procuration soit octroyée à une personne désignée par lui. Dans ce cas, les procurations doivent contenir des instructions de vote spécifiques. Si une procuration a déjà été reçue par laquelle un actionnaire ou un membre avait désigné un autre mandataire, alors les voix ou abstentions sont également prises en considération à condition que la procuration comporte des instructions de vote spécifiques, et sans que cet autre mandataire doive être présent à l’assemblée.
Dans les sociétés cotées, les formulaires de vote et les procurations doivent parvenir au plus tard le quatrième jour avant l'assemblée; un scan ou une photo envoyé par e-mail suffit.
Toute société ou association peut également organiser une assemblée générale par un moyen de communication électronique.
En ce qui concerne le droit de poser des questions, l'organe d'administration peut exiger qu'elles soient uniquement posées par écrit. Dans les sociétés cotées, ces questions doivent parvenir au plus tard le quatrième jour avant l'assemblée. Il doit être répondu aux questions par écrit avant le vote. Les actionnaires ou les membres doivent être informés des réponses de la manière la plus efficace. Les sociétés cotées doivent publier les réponses sur leur site internet. Les réponses aux questions peuvent également être données oralement pendant l'assemblée, à condition que l'assemblée soit transmise en direct ou en différé (par exemple via audioconférence ou vidéoconférence).
Les membres du bureau éventuel, les administrateurs, le commissaire et le mandataire ne doivent pas non plus être présents physiquement. Ils peuvent participer par conférence téléphonique ou vidéo. Pour les décisions qui doivent être prises par acte authentique, il suffit que le mandataire unique (participation par procuration) et/ou une personne autorisée par l'organe d'administration (vote à l'avance) soit présent physiquement chez le notaire pour signer l'acte. La technique de « l'assemblée générale à huis clos » peut donc également être utilisée pour une assemblée générale spéciale ou extraordinaire.
Finalement, les sociétés cotées sont généralement exonérées de l'obligation d'envoyer la convocation et certains autres documents par courrier ordinaire et de mettre à disposition les documents à leur siège. Les autres sociétés sont également exonérées de l’obligation d’envoyer les documents par courrier ordinaire ; si possible, elles doivent néanmoins les envoyer par e-mail.
Option 2 – Report de l'assemblée générale
En outre, l'organe d'administration peut reporter l'assemblée générale. Cela vaut en particulier pour l'assemblée annuelle. Concrètement, il est possible de reporter l'assemblée annuelle de 10 semaines après la date légale ultime. Pour les sociétés et les associations qui ont clôturé leur exercice comptable le 31 décembre 2019, cela signifie que cette assemblée annuelle peut être reportée jusqu'au 8 septembre 2020. Les comptes annuels approuvés doivent alors être déposés à la Banque nationale de Belgique au plus tard le 8 octobre 2020.
Il n'y a toutefois pas de report possible de l'assemblée générale dans le cadre de la procédure de sonnette d'alarme lorsque l’actif net est négatif ou risque de l’être, ou la demande d'un actionnaire représentant au moins 10% des actions/du capital. Dans ce cas, l'organe d'administration peut organiser l'assemblée à huis clos (option 1).
Egalement si la convocation a déjà été envoyée
Si l'organe d'administration a déjà envoyé la convocation, il peut encore faire usage de la procédure assouplie.
L'organe d'administration qui souhaite organiser une assemblée générale à huis clos (option 1) peut encore modifier la convocation originale sans devoir envoyer une nouvelle convocation. Pour ce faire, il est surtout important de communiquer de la manière la plus efficace possible avec les actionnaires ou membres, par exemple via le site internet. Les sociétés cotées doivent publier cette modification via un communiqué de presse et sur leur site internet, au plus tard le 6ième jour avant l'assemblée.
L'organe d'administration peut également encore reporter l'assemblée générale (option 2). Ici aussi une communication transparente est nécessaire. Les sociétés cotées peuvent annoncer le report jusqu'au quatrième jour avant l'assemblée prévue. Pour l'assemblée reportée, une nouvelle convocation est cette fois nécessaire, en appliquant les formalités de convocation habituelles (à moins qu'à ce moment un régime exceptionnel soit encore d'application).
Réunions de l'organe d'administration via conférence téléphonique ou vidéo
Les règles d'organisation des réunions de l'organe d'administration sont également assouplies. Même sans autorisation statutaire, il est possible de se réunir via conférence téléphonique ou vidéo. En outre, la procédure de prise de décision par écrit à l'unanimité est ouverte, même si les statuts l'excluent.
Pour les décisions qui doivent être prises par acte authentique (par exemple l'utilisation du capital autorisé ou la modification du siège indiqué dans les statuts), il suffit qu'un membre ou un représentant de l'organe d'administration soit présent physiquement chez le notaire pour signer l'acte.
Mesures limitées dans le temps
Les règles assouplies sont en vigueur du 1er mars 2020 au 3 mai 2020 : les sociétés et les associations qui doivent ou devaient convoquer une réunion pendant cette période peuvent en faire usage, étant entendu que pour celui qui y est soumis, le régime dérogatoire continue à s’appliquer aussi par la suite. Le Roi peut allonger cette période.
Ces mesures ont été prolongées jusqu'au 30 juin 2020 (vous trouverez ici plus d'informations).
