De Sociale Verkiezingen van 2020 gaan door tussen 11 en 24 mei 2020. De eerste proceduremijlpaal valt al in december 2019. In deze bijdrage leggen we uit wat die eerste procedurestap inhoudt en vestigen we uw aandacht op de reeds lopende referteperiode voor het stemrecht van de uitzendkrachten. We sluiten deze bijdrage af met 10 tips voor AVG-conforme sociale verkiezingen.

Het startschot van de procedure in december 2019: dag "X-60"

De eerste officiële mijlpaal van de sociale verkiezingsprocedure is dag "X-60", die valt tussen 13 en 26 december 2019 (in functie van de datum waarop de verkiezingen zullen plaatsvinden in uw onderneming). Ten laatste op die dag moet de werkgever de ondernemingsraad en/of het comité (naargelang het de verkiezing van een raad en/of een comité betreft), of bij afwezigheid hiervan, de vakbondsafvaardiging, schriftelijk inlichten over een aantal zaken:

  1. De afbakening van de technische bedrijfseenheid (-eenheden) (TBE); 
     
  2. Het aantal personeelsleden per categorie (arbeiders, bedienden met inbegrip van de kaderleden en het leidinggevend personeel, jeugdige werknemers), die in dienst zijn van de onderneming op dag "X-60";
     
  3. De functies (benaming en inhoud) van het leidinggevend personeel, en een indicatieve lijst van de personen die deze functies uitoefenen;
     
  4. De functies van de kaderleden, en een indicatieve lijst van de personen die deze functies uitoefenen (enkel in het kader van een procedure voor de verkiezing van een ondernemingsraad en niet wanneer de onderneming minder dan 30 bedienden telt op de dag dat de informatie wordt gegeven); en
     
  5. De datum van aanplakking van het bericht dat de datum van de verkiezingen aankondigt (dag "X") en de datum die de werkgever beoogt voor de verkiezingen (dag "Y").

De werkgever moet deze inlichtingen verstrekken door middel van een document dat is opgemaakt volgens het wettelijk model. De werkgever moet dat document in elk geval – ook wanneer er geen raad, comité of vakbondsafvaardiging is – aan de werknemers bezorgen door aanplakking in de verschillende secties en afdelingen van de onderneming, of op elektronische wijze (bijvoorbeeld via het intranet op voorwaarde dat alle werknemers daar tijdens hun normale werkuren toegang toe hebben).

De werkgever moet die inlichtingen ook meedelen via de webapplicatie van de FOD Werk of onmiddellijk een kopie van het aangeplakte bericht versturen naar de zetel van de representatieve organisaties van de werknemers.

Uitzendkrachten in uw onderneming? Houd hun tewerkstellingsperiodes bij!

Zoals in de Eubelius Spotlights van juni 2019 vermeld, zullen bepaalde uitzendkrachten mogen stemmen bij de gebruiker. Dat is het geval voor de uitzendkrachten die aan elk van de twee volgende voorwaarden voldoen:

  1. Van 1 augustus 2019 tot en met dag "X": tewerkgesteld zijn bij de gebruiker sedert ten minste drie ononderbroken maanden, of anders gedurende in totaal minstens 65 arbeidsdagen; en
     
  2. Van dag "X" tot en met dag "X+77": gedurende in totaal minstens 26 arbeidsdagen tewerkgesteld zijn bij de gebruiker.

De eerste referteperiode is dus al begonnen! Hoog tijd dus om de tewerkstelling van uitzendkrachten in uw onderneming in het oog te houden.

Aandacht voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel bekend als de AVG (of GDPR), dateert van net vóór de sociale verkiezingen van 2016, en werd twee jaar later, op 25 mei 2018, rechtstreeks van toepassing in de hele Europese Unie. De Sociale Verkiezingen van 2020 zijn dus de eerste waarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming moet worden nageleefd.

Tijdens de sociale verkiezingsprocedure worden heel wat persoonsgegevens verwerkt. Denk maar aan de verschillende lijsten (van kiezers, kandidaten, leden van het leidinggevend personeel, kaderleden, getuigen, …), de oproepingsbrieven of de stembiljetten. Bepaalde van die documenten kunnen bovendien gevoelige gegevens bevatten, zoals gegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond of een politieke opvatting blijkt. De AVG legt voor dergelijke gevoelige gegevens extra bescherming op.

Voor alle verwerkingen van persoonsgegevens moet de AVG worden nageleefd. We geven u onze 10 tips mee voor AVG-conforme sociale verkiezingen:

  1. Voer een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit.
    Dit is een verplichte procedure om te evalueren of de beoogde verwerking van de persoonsgegevens risico's inhoudt voor de rechten en vrijheden van de individuen, en hoe deze risico’s kunnen worden beheerst. Houd er bij deze evaluatie rekening mee dat sommige stappen in de verkiezingsprocedure gepaard gaan met de verwerking van gevoelige gegevens (denk bijvoorbeeld aan de kandidatenlijsten en de uitslag van de stemming).
     
  2. Controleer of de beoogde verwerking wordt opgelegd door de Sociale Verkiezingswet, of minstens noodzakelijk is voor de organisatie van de sociale verkiezingen volgens de wettelijke procedure.
     
  3. Leg vooraf de doeleinden van de verwerking vast en houd u daaraan.
    Gegevens die u in het kader van de sociale verkiezingen gebruikt, mag u in principe ook enkel daarvoor gebruiken. Als u de gegevens na de verkiezingen voor andere doeleinden wil gebruiken, moet u uw werknemers daarover informeren.
     
  4. Less is more: verwerk niet méér gegevens dan nodig. De Sociale Verkiezingswet bepaalt welke persoonsgegevens u precies moet verwerken.
     
  5. Bewaar gegevens niet langer dan nodig.
    De Sociale Verkiezingswet bepaalt ook hoe lang u persoonsgegevens mag bijhouden. Dat neemt niet weg dat binnen uw onderneming goede redenen kunnen bestaan om een langere bewaartermijn te voorzien. In dat geval moet u de redenen voor die langere bewaartermijn goed documenteren.
     
  6. Wees zeer voorzichtig met de verspreiding van persoonsgegevens.
    Denk bijvoorbeeld aan dit principe wanneer u ervoor kiest om de voorlopige kiezerslijsten langs elektronische weg te bezorgen aan uw werknemers. Stuur deze lijsten niet per e-mail naar uw werknemers en zet de lijsten ook niet als dusdanig op de (zelfs interne) website van de onderneming. Geef de voorkeur aan bekendmaking via een afgesloten elektronisch platform of een beveiligd intranet waartoe enkel werknemers toegang hebben.  (Bron: Advies nr. 156/2018 van 19 december 2018 van de Gegevensbeschermingsautoriteit, en Brochure "Sociale verkiezingen 2020" van de FOD Werk)
     
  7. Tref technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen.
    Zorg dat het geheim van de stemming wordt verzekerd. Als in uw onderneming elektronisch zal worden gestemd, ga dan vooraf na welke waarborgen de aanbieder van het elektronische stemsysteem op dit vlak biedt.
     
  8. Wees transparant over de verwerkingen die u doet en verstrek voldoende informatie.
    Ga na of uw bestaande HR-informatiedocumenten (bijvoorbeeld uw intern privacybeleid of arbeidsreglement) informatie bevatten over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de sociale verkiezingsprocedure. Bij de bekendmaking van berichten met persoonsgegevens, doet u er goed aan om in die berichten de toepasselijke artikel(en) uit de Sociale Verkiezingswet te vermelden, en te verwijzen naar de AVG.
    U kunt zich daarvoor laten inspireren door het voorbeeld dat de FOD WASO heeft gegeven over de bekendmaking van het bericht op dag X: "Deze gegevens worden bekendgemaakt in het kader van de informatieplicht volgens artikel 14 van de Wet Sociale Verkiezingen van 4 december 2007. Aangezien dit bericht persoonsgegevens bevat, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (gekend als GDPR) van toepassing. (De onderneming) verwerkt de persoonsgegevens enkel voor het doeleinde waarvoor ze worden ingezameld en enkel zolang dit hiervoor nodig is." (Bron: Brochure "Sociale verkiezingen 2020" van de FOD Werk)
     
  9. Vul het register van verwerkingsactiviteiten van uw onderneming aan.
    Zorg ervoor dat dit register ook specifieke informatie bevat over iedere verwerking van persoonsgegevens die gebeurt in het kader van de sociale verkiezingsprocedure
     
  10. Denk aan de AVG wanneer u overeenkomsten sluit met dienstverleners op wie u beroep wil doen bij de organisatie van de sociale verkiezingen.
    Zorg ervoor dat de overeenkomsten voldoende waarborgen bevatten voor de bescherming van persoonsgegevens.

Deze 10 tips leiden tot de slotsom dat u er ongetwijfeld goed aan doet om de bedrijfsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens te betrekken bij de organisatie van de sociale verkiezingen.

Eubelius Focusteam Sociale Verkiezingen

Het Eubelius Focusteam Sociale Verkiezingen staat klaar om u door de sociale verkiezingen van 2020 heen te helpen met juridisch advies, bijstand bij onderhandelingen en begeleiding en vertegenwoordiging bij procedures.

Voor de praktische organisatie van de sociale verkiezingen van 2020 in uw onderneming werkt Eubelius ook opnieuw samen met HR-dienstverlener Acerta.

Meer informatie vindt u hier.