Astuces pour les Elections Sociales de 2020

Les Elections Sociales de 2020 se tiennent entre le 11 et 24 mai 2020. La première étape procédurale tombe déjà en décembre 2019. Dans cette contribution, nous expliquons en quoi consiste cette première étape procédurale et attirons votre attention sur la période de référence déjà en cours pour le droit de vote des travailleurs intérimaires. Nous terminons cette contribution par 10 astuces pour organiser des élections sociales conformes au RGPD.

Le coup d'envoi de la procédure en décembre 2019: le jour « X-60 »

La première deadline officielle pour la procédure des élections sociales est le jour « X-60 », qui tombe entre le 13 et le 26 décembre 2019 (selon la date à laquelle les élections se tiendront dans votre entreprise). Au plus tard ce jour-là, l'employeur doit éclairer par écrit le conseil d'entreprise et le comité (selon qu'il s'agit d'une procédure d'élection d'un conseil et/ou d'un comité), ou, à défaut, la délégation syndicale sur ce qui suit :

1. La délimitation de(s) (l') unité(s) technique(s) d'exploitation (UTE) ;
    
2. Le nombre de membres du personnel par catégorie (ouvriers, employés, y compris les cadres et le personnel de direction, jeunes travailleurs), qui sont au service de l'entreprise au jour « X-60 » ;
    
3. Les fonctions (dénomination et contenu) du personnel de direction, et une liste indicative des personnes qui exercent ces fonctions ;
    
4. Les fonctions des cadres et une liste indicative des personnes qui exercent ces fonctions (seulement dans le cadre d'une procédure pour l'élection d'un conseil d'entreprise et sauf si l'entreprise compte moins de 30 employés au jour où l'information est donnée) ; et
    
5. La date d'affichage de l'avis annonçant la date des élections (jour « X ») et la date que l'employeur envisage pour les élections (jour « Y »).

L'employeur doit fournir ces informations via un document qui est rédigé conformément au modèle légal. Dans tous les cas, même lorsqu'il n'y a pas de conseil, de comité et de délégation syndicale, l'employeur doit remettre ce document aux travailleurs via un affichage dans les différentes sections et divisions de l'entreprise, ou d'une manière électronique (par exemple via l'intranet à condition que tous les travailleurs y aient accès pendant leurs heures normales de travail).

L'employeur doit également communiquer ces informations via l'application web du SPF Emploi, ou alors directement envoyer une copie du document affiché au siège des organisations représentatives des travailleurs.

Intérimaires dans votre entreprise ?  Tenez à l'œil leurs périodes d'occupation !

Comme nous vous l'annoncions dans les Eubelius Spotlights de juin 2019 notre précédente contribution, certains intérimaires pourront voter chez l'utilisateur. C'est le cas pour les intérimaires qui remplissent chacune des deux conditions suivantes :

1. Entre le 1er aout 2019 et le jour « X » (inclus) : être occupé chez l'utilisateur depuis au moins trois mois ininterrompus, ou alors durant un total d'au moins 65 jours de travail ; et
    
2. Entre le jour « X » et le jour « X+77 » (inclus) : être occupé chez l'utilisateur durant un total d'au moins 26 jours de travail.

La première période de référence susmentionnée a donc déjà commencé ! Il est donc plus que temps de garder à l'œil l'occupation de travailleurs intérimaires dans votre entreprise.

Attention au Règlement Général sur la Protection des Données

Le Règlement Général sur la Protection des Données, mieux connu sous l'acronyme RGPD (ou GDPR), date de juste avant les élections sociales de 2016, et fut directement d'application dans toute l'Union Européenne 2 ans plus tard, à partir du 25 mai 2018. Les Elections Sociales de 2020 sont donc les premières pour lesquelles le Règlement Général sur la Protection des Données doit être respecté.

Durant la procédure d'élections sociales, un grand nombre de données à caractère personnel sont traitées. Il suffit de penser aux différentes listes (des électeurs, candidats, membres du personnel de direction, cadres, témoins,…), les lettres de convocation ou les bulletins de vote. Certains de ces documents peuvent en plus contenir des données sensibles, comme des données révélant l'appartenance syndicale ou une opinion politique. Le RGPD prévoit une protection supplémentaire pour de telles données sensibles.

Pour tous les traitements de données à caractère personnel le RGPD doit être respecté. Nous vous donnons nos 10 astuces pour des élections sociales conformes au RGPD :

1. Effectuez une analyse d'impact relative à la protection des données.
   Il s'agit d'une procédure obligatoire qui vise à évaluer si le traitement envisagé des données à caractère personnel contient un risque pour les droits et libertés des individus, et comment ces risques peuvent être gérés. Dans cette évaluation, n'oubliez pas que certaines étapes de la procédure électorale impliquent le traitement de données sensibles (pensez par exemple aux listes de candidats et au résultat du vote).
    
2. Contrôlez si le traitement envisagé est imposé par la Loi sur les Elections Sociales, ou à tout le moins nécessaire pour l'organisation des élections sociales suivant la procédure légale.
    
3. Déterminez à l'avance les finalités du traitement et conformez-vous-y.
   Les données que vous utilisez dans le cadre des élections sociales, ne peuvent en principe être utilisées qu'à cette fin. Si vous voulez utiliser les données après les élections pour d'autres finalités, vous devez en informer vos travailleurs.
    
4. Less is more: ne traitez pas plus de données que nécessaire. La Loi sur les Elections Sociales détermine quelles sont les données que vous devez précisément traiter.
    
5. Ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire.
   La Loi sur les Elections Sociales détermine également combien de temps vous pouvez conserver les données à caractère personnel. Cela n'exclut pas que de bonnes raisons puissent exister au sein de votre entreprise pour prévoir une plus longue période de conservation. Dans ce cas, vous devez bien documenter les raisons pour une plus longue période de conservation.
    
6. Soyez extrêmement prudent avec la diffusion de données à caractère personnel.Pensez à ce principe par exemple lorsque vous choisissez de transmettre les listes électorales provisoires par voie électronique à vos travailleurs. N'envoyez pas ces listes par e-mail à vos travailleurs et ne mettez pas non plus ces listes en tant que telle sur le site (même interne) de l'entreprise. Préférez la communication via une plateforme électronique fermée ou un intranet sécurisé auquel seulement les travailleurs ont accès. (Source : Avis n° 156/2018 du 19 décembre 2018 de l'Autorité de protection des données, et la Brochure « Elections Sociales 2020 » du SPF Emploi)
    
7. Prenez des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données.
   Faites en sorte que le secret du vote soit garanti. S'il sera voté électroniquement dans votre entreprise, examinez alors au préalable les garanties que le fournisseur du système de vote électronique offre à cet égard.
    
8. Soyez transparent sur les traitements que vous faites et fournissez suffisamment d'information.
   Examinez si vos documents d'information-RH existants (par exemple la politique interne de vie privée ou le règlement de travail) contiennent des informations sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la procédure d'élection sociale. Lors de la communication d'avis avec des données à caractère personnel, veillez à bien mentionner le ou les articles de la Loi sur les Elections Sociales, et à faire référence au RGPD. Vous pouvez à cet égard vous laissez inspirer par l'exemple donné par le SPF ETCS pour la communication de l'avis au jour « X » : « Ces données sont publiées dans le cadre de l'obligation d'information prévue à l'article 14 de la loi du 4 décembre 2007 sur les élections sociales. Étant donné que le présent avis contient des données à caractère personnel, c'est le Règlement Général sur la protection des données du 27 avril 2016 (dit RGPD) qui s'applique. (L'entreprise) traite les données à caractère personnel uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et aussi longtemps que cela est nécessaire. » (Source : Brochure « Elections Sociales 2020 » du SPF Emploi)
    
9. Complétez le registre des activités de traitement de votre entreprise.
   Veillez à ce que ce registre contienne aussi une information spécifique sur chaque traitement de données à caractère personnel qui a lieu dans le cadre de la procédure d'élection sociale.
    
10. Pensez au RGPD lors de la conclusion de contrats avec des prestataires de service auxquels vous voulez faire appel lors de l'organisation des élections sociales.
    Veillez à ce que ces contrats contiennent les garanties suffisantes pour la protection des données à caractère personnel.

Ces 10 astuces nous amènent à la conclusion qu'il serait sans aucun doute judicieux d'impliquer le responsable du traitement des données à caractère personnel de l'entreprise dans l'organisation des élections sociales.

Equipe spécialisée Eubelius Elections Sociales

L'équipe Eubelius spécialisée en matière d'Elections Sociales est prête à vous aider à travers les élections sociales de 2020 par le biais d'avis juridiques, d'assistance lors de négociations, d'accompagnement et de représentation dans le cadre de procédures.

Eubelius renouvelle également sa collaboration avec le prestataire de services RH Acerta pour l'organisation pratique des élections sociales de 2020 dans votre entreprise.

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