De Europese Unie keurde in 2014 een grootschalige audithervorming goed. België legde eerder dit jaar al de nieuwe grenzen vast voor de duur van het auditmandaat. Recent keurde het parlement een wet goed waarmee de implementatie van de audithervorming verder wordt afgerond. Nieuw is de invoering van een systeem van verplichte rotatie van commissarissen in organisaties van openbaar belang. Daarnaast wordt ook de rol van het auditcomité versterkt en worden de voorwaarden voor de uitvoering van niet-controlediensten gewijzigd. Ten slotte worden "Big Four-only"-clausules verboden.
De Europese audithervorming bestaat uit (i) de Europese Auditverordening 537/2014/EU en (ii) de Europese richtlijn 2014/56/EU tot wijziging van de Auditrichtlijn 2006/43/EG. Daar waar de Auditrichtlijn een algemeen toepassingsgebied heeft, regelt de Auditverordening enkel de zogenaamde organisaties van openbaar belang (onder andere genoteerde vennootschappen, kredietinstellingen en (her)verzekeringsmaatschappijen) ("OOB").
Mag u het mandaat van uw commissaris volgend jaar verlengen?
De maximale duur van het mandaat van de auditor of het auditkantoor belast met de wettelijke controle (in België de "commissaris") van een OOB werd ingrijpend gewijzigd. Hoewel de duur van het mandaat nog steeds drie jaar is, geldt een maximumduur van negen jaar. Een commissaris kan dus niet meer dan drie opeenvolgende mandaten bij dezelfde OOB uitoefenen. Eens die maximumduur is bereikt, geldt een wachtperiode van vier jaar (cooling-off).
De OOB kan het mandaat van haar commissaris evenwel toch nog uitzonderlijk hernieuwen:
- tot in totaal 18 jaar (dus maximaal drie bijkomende mandaten van drie jaar) na het doorlopen van een openbare aanbestedingsprocedure; of
- tot in totaal 24 jaar (dus maximaal vijf bijkomende mandaten van drie jaar) waanneer meerdere commissarissen worden aangesteld om gezamenlijk controle uit te voeren.
Na het verstrijken van deze maximumduur, kan de OOB de commissaris uitzonderlijk voor één bijkomend mandaat van maximaal twee jaar aanstellen met goedkeuring van het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren.
Deze beperkingen gelden voor alle leden van het netwerk waartoe de commissaris behoort.
De invoering van het extern rotatiesysteem is een belangrijke ingreep en werd dan ook onderworpen aan een (complexe) overgangsregeling:
- indien de commissaris op 16 juni 2014 reeds gedurende een aaneengesloten periode van 20 jaar of meer in functie was, dan zal de OOB hem niet opnieuw kunnen benoemen, noch zijn mandaat kunnen verlengen vanaf 17 juni 2020;
- indien de commissaris op 16 juni 2014 reeds gedurende een aaneengesloten periode van 11 tot 20 jaar in functie was, dan zal de OOB hem niet opnieuw kunnen benoemen of zijn mandaat kunnen verlengen vanaf 17 juni 2023.
Voor het overige zijn de regels met betrekking tot het externe rotatiesysteem van toepassing op het eerste boekjaar dat op of na 17 juni 2016 start. Het lopende mandaat van de commissaris en zijn eerdere verlengingen zullen mee in rekening moeten worden gebracht om na te gaan of de maximumduur al dan niet wordt overschreden.
Moet uw commissaris zijn vaste vertegenwoordiger vervangen?
De voornaamste vennoot of vennoten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de wettelijke controle moeten hun deelname daaraan staken uiterlijk zes jaar na hun benoeming. Eens de maximumduur is bereikt, geldt een wachtperiode van drie jaar. Uit de door het parlement aangenomen wettekst blijkt dat dit in het bijzonder van toepassing is op de vaste vertegenwoordiger van de commissaris. Indien het mandaat door een natuurlijk persoon wordt uitgeoefend, dan zal de commissaris zijn mandaat aan een confrater moeten overdragen: in dat geval heeft de verplichte interne rotatie met andere woorden de gevolgen van een externe rotatie.
De commissaris zal bovendien een rotatiesysteem moeten opzetten voor de hooggeplaatste personeelsleden die bij de wettelijke controle zijn betrokken.
Houdt uw Corporate Governance Charter rekening met de gewijzigde samenstelling en rol van het auditcomité?
In beginsel moet iedere OOB een auditcomité oprichten. Het auditcomité van genoteerde vennootschappen moet nog steeds minstens één onafhankelijk bestuurder bevatten. In andere OOB's (onder andere kredietinstellingen en (her)verzekeringsondernemingen) zal het auditcomité daarentegen uit een meerderheid van onafhankelijke bestuurders moeten bestaan.
Voortaan moeten ook de leden van het auditcomité van genoteerde vennootschappen over een collectieve deskundigheid beschikken over de activiteiten van de vennootschap.
Het auditcomité krijgt twee nieuwe bevoegdheden:
- Het comité zal voortaan een gemotiveerde aanbeveling moeten uitbrengen aan het bestuursorgaan over de benoeming van de commissaris. Behalve wanneer het een gewone verlenging betreft, moet die aanbeveling minstens twee keuzemogelijkheden bevatten en ook de gemotiveerde voorkeur van het auditcomité voor één daarvan. Die aanbeveling (met de voorkeur) zal ten slotte moeten worden opgenomen in de oproeping van de algemene vergadering van aandeelhouders die over de benoeming zal beraadslagen. Indien het bestuursorgaan deze aanbeveling niet volgt, dan moet het dit bijzonder motiveren.
- Daarnaast zal het auditcomité het bestuursorgaan in kennis moeten stellen van het resultaat van de wettelijke controle. Het zal ook moeten toelichten op welke wijze de wettelijke controle heeft bijgedragen tot de integriteit van de financiële verslaglegging en welke rol het auditcomité daarin heeft gespeeld.
Behalve wanneer het een gewone verlenging betreft, moet de aanbeveling van het auditcomité in beginsel bovendien worden voorafgegaan door een bijzondere selectieprocedure onder toezicht van het auditcomité.
Ten slotte moet de commissaris van een OOB jaarlijks een aanvullende verklaring indienen bij het auditcomité. Die verklaring dient een gedetailleerde beschrijving te bevatten van het verloop van de wettelijke controle (methodiek, communicatie met de OBB, taakverdeling in het geval van een college van commissarissen, tijdschema, reikwijdte van de controle, ...).
Levert uw commissaris (verboden) niet-controlediensten?
De commissaris mag bepaalde niet-controlediensten niet leveren aan de gecontroleerde vennootschap (al dan niet OOB), aan haar moederonderneming of aan haar dochterondernemingen binnen de Europese Unie. Deze verboden niet-controlediensten omvatten onder meer bepaalde boekhouding, waarderingsdiensten, bepaalde juridische diensten (bijstand bij onderhandelingen, vertegenwoordiging bij geschillen) en personeelsdiensten.
Specifiek voor OOB's zijn onder meer de volgende diensten eveneens verboden niet-controlediensten: belastingdiensten, loonadministratie en algemeen juridisch advies.
Andere niet-controlediensten voor OOB's mogen wel geleverd worden, maar de totale honoraria voor deze diensten mogen niet meer bedragen dan 70% van de gemiddelde honoraria die de laatste drie opeenvolgende boekjaren werden betaald voor de wettelijke controle van de (geconsolideerde) jaarrekeningen van de OOB, en van haar moeder- en dochterondernemingen.
Voor niet-OOB's die deel uitmaken van een groep die geconsolideerde jaarrekeningen moet opstellen, blijft de "one to one"-regel behouden (zij het dat de berekeningswijze ervan werd aangepast).
Bevatten uw overeenkomsten verboden "Big Four-only"-clausules?
Iedere contractuele clausule die de keuze van de algemene vergadering van aandeelhouders met betrekking tot de benoeming van de commissaris zou beperken tot bepaalde lijsten of categorieën van auditoren en auditkantoren zal in de toekomst met nietigheid worden gesanctioneerd.