Ook met betrekking tot inkomstenbelastingen heeft de fiscus nu de mogelijkheid om boeken en bescheiden mee te nemen naar zijn kantoren om het fiscaal onderzoek vlotter te doen verlopen (wet van 21 december 2013). Voor wat btw betreft is het reeds bestaande "retentierecht" bijgeschaafd. Om de draagwijdte van deze retentiemogelijkheid enigszins te verduidelijken, heeft de administratie een nieuwe circulaire gepubliceerd (Circ. AAFisc 26/2014, Ci.RH.831/633.817 en E.T. 126.407, 27 juni 2014) .
Draagwijdte van het retentierecht
De btw-administratie heeft al enige tijd het recht om bepaalde boeken, facturen en andere stukken (of kopieën ervan) te behouden (en dus ook mee te nemen), telkens zij meent dat deze de verschuldigdheid van btw of een geldboete aantonen. Inzake inkomstenbelastingen bestaat deze mogelijkheid pas sinds januari 2014, ingevolge de invoering van een nieuw wetsartikel (artikel 315ter WIB 92).
Volgens het nieuwe artikel 315ter WIB 92 mogen inzake inkomstenbelastingen alle boeken en bescheiden meegenomen worden die nodig zijn om het belastbare inkomen te bepalen. Het "retentierecht" is dus relatief ruim. Alle boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid kunnen door de administratie worden meegenomen, voor zover de ambtenaren menen dat ze de verschuldigdheid van de belasting aantonen. Goederen met een privé-affectatie, zoals handtassen of aktetassen, vallen niet onder het retentierecht.
De fiscus mag echter alleen boeken die zijn afgesloten, meenemen, zodat de belastingplichtige niet gehinderd wordt in het uitoefenen van zijn activiteit.
Uitoefeningsvoorwaarden
De wet legt niet op dat de fiscus een voorafgaandelijke en bijzondere motivatie zou geven wanneer hij bepaalde stukken meeneemt naar zijn kantoren. De fiscus heeft op dat punt een ruime beoordelingsvrijheid. Dat belet uiteraard niet dat de rechtbank controle kan uitoefenen op de correcte en redelijke uitoefening van dit recht door de fiscus.
Gelet op het voorgaande, menen wij dat gesloten koffers, aktetassen, ladeblokken, enz. niet meegenomen mogen worden, als de inhoud ervan niet bekend is. In dergelijk geval kan immers bezwaarlijk worden aangenomen dat de belastingambtenaar zou kunnen veronderstellen dat ze (documenten bevatten die) de verschuldigdheid van een belasting aantonen. Aangezien de administratie volgens een letterlijke lezing van de wet ook niet over een actief zoekrecht beschikt, kan ze deze gesloten koffers, ladeblokken, enz. ook niet zonder meer openen. Evenwel moet worden vastgesteld dat fiscus zich in de praktijk vaak wel een actief zoekrecht toe-eigent, en dat bepaalde rechtbanken hem daar in durven volgen.
De circulaire bevestigt dat het meenemen van documenten enkel zou kunnen in uitzonderingssituaties. De gewone regel, met name dat de belastingplichtige de documenten "zonder verplaatsing" moet voorleggen en dat ze bij hem kunnen worden ingekeken, blijft gelden.
Het begrip "retentierecht" kan wel tot verwarring aanleiding geven. Zo heeft de administratie eerder een mogelijkheid tot retentie en geen eigenlijk recht. De controleur moet dan ook steeds een verzoek aan de belastingplichtige richten om de gevraagde documenten aan hem mee te geven. De belastingplichtige kan steeds weigeren de gevraagde stukken te overhandigen. In vele gevallen zal de belastingplichtige dan tekortschieten in zijn medewerkingsplicht. Als sanctie kan dan een administratieve geldboete opgelegd worden. Enige voorzichtigheid blijft dus toch geboden.
De circulaire licht toe dat het niet de bedoeling is dat de boeken en bescheiden door de administratie langer worden bijgehouden dan de "normale duur van het onderzoek". Wat precies moet worden verstaan onder een "normale duur" van een administratief onderzoek, wordt niet verder verduidelijkt. Onzes inziens moet hier wel minstens onder worden verstaan dat, zodra de administratie aan de belastingplichtige een bericht (de circulaire geeft als voorbeeld een bericht van wijziging of, voor de btw, een regularisatieopgave) toezendt dat gebaseerd is op de bevindingen uit de boeken en bescheiden, zij de documenten aan de belastingplichtige zal moeten terugbezorgen.
Besluit
De circulaire van 27 juni 2014 biedt een welgekomen verduidelijking van het retentierecht. De circulaire bevestigt de doelgebonden bevoegdheid van de fiscus, zowel inzake de voor retentie vatbare documenten, als inzake de omstandigheden waarin gebruik gemaakt kan worden van het recht, en de periode waarin de documenten behouden kunnen worden.