Op 14 augustus 2018 werd het Koninklijk Besluit gepubliceerd waarin de werkingsmodaliteiten van het Belgisch UBO-register worden vastgesteld. Het treedt op 31 oktober 2018 in werking. Vennootschappen, (internationale) vzw's, stichtingen, trustees en fiduciebeheerders moeten ten laatste op 31 maart 2019 voor de eerste maal de informatie over de uiteindelijke begunstigde(n) aan het register overmaken.


Wat voorafging

De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (BS 6 oktober 2017) zorgde voor de omzetting van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn (richtlijn 2015/849) in Belgisch recht en introduceerde het UBO-register in het Belgisch landschap: een centraal register beheerd door een dienst binnen de Algemene Administratie van de Thesaurie (FOD Financiën - https://financien.belgium.be/nl/ubo-register) waarin gegevens zijn opgenomen over Belgische vennootschappen en andere juridische entiteiten en hun achterliggende natuurlijke personen. De wet van 18 september 2017 bepaalde reeds onder meer wie als uiteindelijke begunstigde ("UBO") moet worden beschouwd. Ze legt aan vennootschappen, verenigingen en stichtingen de verplichting op toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden. Bestuurders kregen de verplichting om die informatie aan het register over te maken (zie Eubelius Spotlights juni 2017 en Eubelius Spotlights maart 2018). 

De modaliteiten van het register stonden nog niet vast. De gehele praktische werking van het register moest nog worden uitgewerkt. Men denke aan de inhoud van de te verzamelen informatie, de wijze waarop de informatie wordt verzameld, het beheer van en de toegang tot de informatie, het gebruik van de gegevens, enz.  Dit is nu gebeurd. 

Wij bezorgen u een overzicht van de belangrijkste elementen die de werking van het UBO-register kenmerken, toegepast op de Belgische vennootschappen. De regels voor (internationale) vzw's, stichtingen, trusts en fiducieën en daarmee vergelijkbare juridische entiteiten zijn in grote mate gelijklopend, maar wijken er op bepaalde punten ook van af (bijvoorbeeld voor de inhoud van de over te maken informatie en toegang tot die informatie). 

Welke informatie moet u aan het register overmaken?

De Belgische vennootschappen hebben een zeer uitgebreide informatieverplichting, waarvoor de bestuurders van de vennootschappen verantwoordelijk zijn. Over elk van de uiteindelijke begunstigden moeten de bestuurders van de vennootschap aan het register de volgende informatie meedelen:

  • naam en voornaam;
  • geboortedag, -maand en -jaar;
  • nationaliteit(en);
  • land van verblijf;
  • volledig verblijfsadres;
  • datum waarop hij/zij uiteindelijke begunstigde is geworden;
  • Rijksregisternummer of identificatienummer van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en in voorkomend geval elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij/zij verblijft of waarvan hij/zij onderdaan is;
  • de categorie(ën) van uiteindelijke begunstigde waartoe hij/zij behoort;
  • of hij/zij de voorwaarden voor de kwalificatie als uiteindelijke begunstigde afzonderlijk of samen met andere personen vervult;
  • of hij/zij een rechtstreekse dan wel een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde is;
  • indien het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen met volledige identificatiegegevens; en
  • de omvang van het uiteindelijke belang.

Informatie aan de uiteindelijke begunstigde

De vennootschappen moeten bovendien hun uiteindelijke begunstigden op een duurzame drager informeren over:

  • hun verplichting om de genoemde gegevens aan het register meedelen;
  • de registratie en bewaring van die gegevens in het register;
  • de naam en het adres van de dienst binnen de Administratie van de Thesaurie die belast is met het beheer van het register;
  • de toegangsmogelijkheden tot het register;
  • het recht van de uiteindelijke begunstigde om kennis te nemen van de gegevens die op zijn/haar naam zijn opgenomen in het register en die te laten verbeteren of verwijderen indien de gegevens onjuist zijn; en
  • de bewaartermijn van de gegevens.

Eens alle gegevens aan het register zijn overgemaakt, zal de Administratie van de Thesaurie de uiteindelijke begunstigde op de hoogte brengen van de inschrijving in het register en hem/haar de geregistreerde informatie bezorgen.

Wat indien niet aan de informatieverplichting wordt voldaan?

Er worden drie inbreuken op de informatieverplichting onderscheiden, waaraan telkens een administratieve en/of strafrechtelijke sanctie is gekoppeld:

  • de vereiste informatie niet inwinnen en niet bijhouden;
  • die informatie niet (tijdig) overmaken aan het register; en
  • onvolledige of onjuiste informatie overmaken aan het register. 

De Minister van Financiën kan een administratieve geldboete van 250 EUR tot 50.000 EUR opleggen aan de bestuurders, en in voorkomend geval aan een of meer leden van het wettelijk bestuursorgaan of van het directiecomité en aan de personen die bij ontstentenis van een directiecomité deelnemen aan de effectieve leiding van de vennootschap, wanneer zij verantwoordelijk zijn voor een van de drie genoemde inbreuken.

Wanneer de eerste of de tweede inbreuk wordt vastgesteld, worden de bestuurders van de vennootschap bovendien bestraft met een geldboete van 50 EUR tot 5.000 EUR (vermenigvuldigd met de opdeciemen uiteindelijk 400 EUR tot 40.000 EUR).

Wanneer en in welke vorm geschiedt de informatieoverdracht?

Het KB treedt in werking op 31 oktober 2018. Krachtens de vennootschapswetgeving hebben vennootschappen evenwel een maand de tijd om de gegevens aan het register over te maken, te rekenen vanaf het ogenblik waarop de informatie gekend of gewijzigd is. De gegevens moeten dus uiterlijk op 31 maart 2019 voor de eerste maal aan het register worden overgemaakt. Daarna moeten de vennootschappen de informatie ten minste jaarlijks bijwerken. De informatie zal bewaard blijven tot na afloop van een periode van tien jaar te rekenen vanaf de dag van het verlies van de rechtspersoonlijkheid of de definitieve stopzetting van de activiteiten.

Het KB vermeldt dat de Minister van Financiën de technische modaliteiten van de overdracht, registratie en bewaring van de gegevens nog verder moet bepalen. Wel is al bekend dat de gegevens via het elektronische platform MyMinfin aan het register zullen kunnen worden overgemaakt, na login met een e-ID. 

Wie krijgt toegang tot de informatie in het register?

De informatie in het UBO-register met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van Belgische vennootschappen zal toegankelijk zijn voor:

  • de bevoegde autoriteiten (waaronder de fiscus). Zij krijgen gratis toegang tot alle informatie over de uiteindelijke begunstigde en moeten een personeelslid aanduiden dat verantwoordelijk is voor het beheer van de toegang tot het register en voor de vertrouwelijkheid van de verkregen informatie.
  • de entiteiten die moeten voldoen aan hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van hun cliënten zoals opgelegd door de witwaspreventiewet. Zij krijgen toegang tot alle informatie over de uiteindelijke begunstigde mits betaling van de administratieve kost (nog te bepalen door de Minister van Financiën) en moeten eveneens een personeelslid aanduiden dat verantwoordelijk is voor het beheer van de toegang tot het register en voor de vertrouwelijkheid van de verkregen informatie.
  • elke burger. De burger krijgt toegang mits betaling van de administratieve kost (nog te bepalen door de Minister van Financiën), maar slechts tot een beperkt deel van de informatie over de uiteindelijke begunstigde (de voornaam, de geboortedag, het volledig verblijfsadres en het Rijksregisternummer of equivalent van de uiteindelijke begunstigde zullen niet publiek toegankelijk zijn).

De derde categorie – "elke burger" – werd ingevoerd door de vijfde Europese anti-witwasrichtlijn (richtlijn 2018/843) om meer onderzoek van de informatie door onder meer de pers of maatschappelijke organisaties mogelijk te maken, met het oog op het behoud van het vertrouwen in de integriteit van zakelijke transacties en het financiële stelsel. Burgers zullen de informatie enkel kunnen opvragen op basis van het KBO-nummer of de naam van de onderneming. Een zoekopdracht op naam van een natuurlijke persoon zal dus niet mogelijk zijn. Daarnaast zal elke raadpleging van het register – op advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit – worden geregistreerd en bewaard voor een periode van tien jaar. De raadpleging van het register zal echter steeds gebeuren zonder dat de betrokken vennootschap of de uiteindelijk begunstigde daarvan op de hoogte wordt gebracht.

In uitzonderlijke omstandigheden zal de uiteindelijke begunstigde de Administratie van de Thesaurie kunnen verzoeken om de toegang tot zijn/haar informatie in het register geheel of gedeeltelijk te beperken. De uiteindelijke begunstigde moet daarvoor wel kunnen aantonen dat die toegang hem/haar blootstelt aan een onevenredig risico of een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie inhoudt. Ook indien de uiteindelijke begunstigde minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam is, kan een beperking van de toegang tot de informatie worden gevraagd.

Hoe kan u zich voorbereiden?

Nu een groot deel van de werkingsmodaliteiten van het UBO-register is vastgesteld, is het belangrijk zich voor te bereiden op de inwerkingtreding van het register. Daartoe kan elke vennootschap reeds volgende stappen ondernemen:

  • bepalen tot welke categorie de uiteindelijke begunstigden behoren;
  • nauwkeurige en uitvoerige informatie inwinnen en bijhouden over de uiteindelijke begunstigden en over alle juridische entiteiten waarvan de uiteindelijke begunstigden gebruik maken om zeggenschap over de vennootschap uit te oefenen;
  • bewijsstukken verzamelen waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  • een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID aanstellen, die de informatie via MyMinfin in naam van de vennootschap kan invullen; en
  • procedures instellen binnen de vennootschap die garanderen dat elke wijziging in de informatie over de uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register kan worden overgemaakt.