Management Assistant

Ben jij enthousiast om een boeiende administratieve rol op te nemen in een warme en uitdagende werkomgeving? Dan ben jij misschien wel de nieuwe collega die wij zoeken!

Onze advocaten kunnen dagelijks rekenen op de professionele ondersteuning van ongeveer 50 medewerkers van onze ondersteunende diensten, die bijdragen aan het succes van ons kantoor.

Om ons team in Brussel te versterken, zijn we momenteel op zoek naar een Management Assistant.

Word jij gemotiveerd door het idee om te werken voor een van de meest gerenommeerde advocatenkantoren in België? Wil je jezelf ontwikkelen in een stimulerende omgeving met een unieke sfeer? Dan ben jij misschien de ideale persoon om ons secretariaatsteam te vervoegen.

Wat zullen jouw verantwoordelijkheden zijn?

Als Management Assistant bied je dagelijkse administratieve ondersteuning aan onze advocaten. Jouw taken omvatten onder meer:

• Agenda- en vergaderbeheer: Beheren van de agenda’s van advocaten, behandelen van telefoongesprekken, organiseren van interne en externe vergaderingen en zorgen dat alle afspraken in orde zijn.
• Documentvoorbereiding: Voorbereiden en finaliseren van diverse documenten, maken van PowerPoint-presentaties, samenstellen van procesdossiers en beheren van archieven (zowel elektronisch als op papier).
• Administratieve ondersteuning: assisteren bij compliance-gerelateerde taken, opvolging van timesheets, uitvoeren van kopieer- en archiveringstaken en extra ondersteuning bieden waar nodig.
• Dossierbeheer van A tot Z
  Het creëren en onderhouden van cliënten- en dossiergegevens in onze systemen, het initiëren en ondersteunen van KYC/AML‑vereisten, het uitvoeren van conflictchecks en het assisteren bij compliance-gerelateerde taken.
• Administratieve ondersteuning
  Het uitvoeren van kopieer-, scan- en archiveringstaken (zowel elektronisch als op papier), het reserveren van vergaderruimtes, het assisteren bij basisrapportages en het bieden van aanvullende ondersteuning waar nodig.
• Facturatie-ondersteuning
  Het voorbereiden en verwerken van facturen (inclusief het opvolgen en controleren van time sheets en onkosten), het opstellen van factuuroverzichten voor advocaten, het uitvoeren van eerste controles en het samenwerken met het Accounting-team voor tijdige verzending en eventuele correcties.

Welke kwaliteiten zoeken wij?

Wij zoeken een enthousiaste en georganiseerde persoon die aan de volgende criteria voldoet:

• Je hebt uitstekende taalvaardigheden in het Nederlands, Frans en Engels.
• Je bent goed vertrouwd met MS Office (Word, Outlook, PowerPoint en Excel).
• Je bent discreet, sterk georganiseerd en in staat om effectief prioriteiten te stellen.
• Je bent in staat om AI-tools op een kritische en veilige manier te begrijpen, toe te passen en te gebruiken in je dagelijkse werk.
• Je bent klantgericht, zowel intern als extern: je anticipeert op behoeften, communiceert duidelijk en bewaakt kwaliteit en timing.
• Deadlines schrikken je niet af en je werkt nauwkeurig en met oog voor detail.
• Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig werken en initiatief nemen met een positieve houding.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en vindt het leuk om met anderen in contact te staan.
• Ervaring in een administratieve, receptie- of office managementfunctie is een pluspunt.

Wat bieden wij jou?

Je komt terecht in een warme, stimulerende werkomgeving met diverse opleidingsmogelijkheden. Naast een vast contract biedt Eubelius een competitief salarispakket (inclusief extralegale voordelen). We moedigen proactief werken en persoonlijke groei sterk aan.

Over ons

Eubelius is het grootste onafhankelijke advocatenkantoor in België. Ons kantoor heeft 3 vestigingen: in Brussel, Kortrijk en Antwerpen. Onze klantenkring is zeer divers en omvat lokale ondernemers en kmo’s, maar ook bedrijven die deel uitmaken van een internationale groep en multinationals. Een belangrijk deel van ons werk is bovendien grensoverschrijdend. Hiervoor vertrouwen we op bevoorrechte relaties met andere onafhankelijke advocatenkantoren in verschillende buitenlandse rechtsgebieden.